根据今年全区的工作部署和市档案工作的要求，为加快我区公办中小学校档案的建档工作，确保今年内全面完成学校档案达标工作任务，结合我区实际，制定如下工作方案：

一、任务和要求

档案是人类活动的真实记录，是维护群众合法权益的重要凭证，是党和国家的宝贵财富，加强档案建设具有特别重要的意义。区党委、管委会一直非常重视档案的规范化建设，加大了档案建设的力度，去年已全面完成街道、社区和各农村的档案规范化建设，并获得了市的表彰奖励，但我区档案建设仍落后于经济建设，尤其是各学校还未规范地建设起档案，不利于日常查找利用，更不利于学校开展自我宣传，打造品牌，扩大影响。推进各公办学校档案的规范化建设是列入今年全区工作部署的一项工作任务，各学校要高度重视，要从对历史负责，对人民负责，造福子孙后代的高度，把建档工作当作今年重中之重的工作来抓，集中力量，整体推进，确保今年全面完成档案的规范化建设任务。各学校建档工作要达到省二级标准以上标准建设，推动我区各级档案管理迈上新的台阶。

二、工作安排

（一）第一阶段。（从5月1日至6月30日）主要是收集档案资料。收集范围：各类文书、会计、基建、声像及实物等档案资料。各学校一是要安排专人统一收集，特别是要把存放在学校各领导或老师（包括已退休的教职工）手中的集体档案资料收集起来，能收回的档案资料尽量收回，确保档案资料完整，这也是以后编辑校史的最原始资料和事实依据。并清点登记，按年度进行初步分类存放好，为下一步整理归档做好准备；二是购买档案柜（五节铁柜）、档案归档软件等。档案归档软件每套2600元，具体由各学校直接到市档案局定购。

（二）第二阶段。（从7月1日至8月31日）主要是整理、立卷、归档。每所学校均要抽出若干人员专门负责编号、录入、装订、立卷工作，进行流水性作业，为提高工作效率，最好能抽调电脑打字熟练人员负责录入条目工作，具体由各学校采取“四集中”（即集中时间、集中场所、集中人员、集中档案资料）整理的办法进行。届时党委管委会办公室档案科邀请市档案局指导科领导一起逐个学校现场指导。

（三）第三阶段。（从9月1日至20日）主要做好建立管理制度和整理扫尾工作，迎接检查验收。各学校要根据市档案部门升级达标的标准，查漏补缺，该完善的尽快完善。同时制定各项档案管理的规章制度，包括档案管理、立卷归档、借阅、保密、库房管理等制度，实行规范化管理，做好迎接检查验收的前期准备工作。

三、保证措施

1、切实加强领导，落实工作责任。区成立档案规范化管理领导小组，组长：唐晓德（区党委副书记），副组长：董全波（管委会副主任）、周耿（社会事业管理局副局长），成员：彭雄秀（社会事业管理局教育科副科长）、李在洲（党委管委会办公室保密档案科科长）、谭廷志（区工贸职中校长）、谭湘群（区第一小学校长）、 王文富（区龙潮学校校长）、张国知（区平乐学校校长）、庞宇媚（区第一幼儿园园长）。这次建档案工作，社会事业管理局教育科负总责，统筹组织抓好各学校的建档工作；党委管委会办公室档案科负责做好督促指导工作和提供部分档案用品。各学校也要相应成立专门的工作小组具体开展组织领导工作，主要领导亲自挂帅，分管领导担任副组长，成员由本单位有关人员和兼职档案员组成，形成一个分工明确，责任落实的工作机制，保证学校档案规范化建设顺利完成。

2、精心组织，全面推进。社会事业管理局要积极落实全区的工作部署，统筹抓好各学校的建档工作，认真抓好抓落实，抓出成效。各学校也要高度重视，把档案规范化建设当作学校建设一项重要工作任务来抓，列入学校重要议事日程，安排经费购买档案设备，积极研究解决档案整理过程中出现的问题，保证档案整理工作顺利进行，尤其是要充分利用放暑假期的时间，组织人力争取在假期整理完成档案，做到既全面完成档案建设任务，又不影响日常教学工作，彻底改变我区学校档案建设的落后面貌，建立现代档案信息系统，为学校建设迈上新台阶提供良好的信息服务；

3、加强档案硬件建设，确保档案得到安全有效的保护。各学校要根据实际安排独立的档案库房（面积根据实际需要确定），用以专门存放档案资料，并配置有关设施设备，做到有“三铁”（铁门、铁窗、铁柜），避免其他物品与档案资料混杂存放，以减少虫害或其他安全隐患对档案的危害，保证档案资料得到有效保护，创造条件升级达标；

同时管委会为表示对各学校整理档案的支持，将为各学校统一购买建档所需的档案用品，如文件盒、目录表、目录夹、档案用章等。

四、检查验收

先由区档案部门组织检查，然后请市档案部门组织人员进行检查验收，达到升级达标标准的，向市档案局提出申请，由市档案局组织省、市两级评审员现场考核打分，评定等级。对通过验收的单位和涌现出来的建档的先进集体和个人，管委会将给予适当的奖励，并向全区通报表扬。